Registros de trazabilidad: qué guardar y cuánto tiempo

Lotes y registros › El lote como unidad de control

El mínimo legal: registros de proveedores (qué recibiste, de quién, cuándo y con qué lote) y de clientes (qué serviste, a quién, cuándo y con qué lote), disponibles para la autoridad competente. En la práctica europea, el plazo razonable de conservación se fija en la vida útil del producto más un margen — y para envases de larga duración eso puede ser años. Cada comunidad y guía sectorial concreta los plazos; la regla conservadora es: mientras el producto pueda estar en la cadena, más el tiempo de un expediente.

Lo que conviene añadir por encima del mínimo

El registro de producción interna (consumo de materias por orden de fabricación — la trazabilidad interna del módulo), los resultados de control de calidad y las decisiones de liberación o bloqueo de lotes, y las incidencias con su resolución. Es la evidencia de que la trazabilidad se practica, no solo se declara — y es lo que distingue a una empresa con sistema de una con carpetas.

Formato: el que puedas recuperar rápido

Cualquier formato vale — papel, hoja de cálculo, ERP especializado — mientras cumpla tres condiciones: recuperable en plazos cortos (horas), recuperable por terceros (no solo por quien lo escribió), y con integridad razonable (no se puede editar el pasado sin dejar rastro). Un archivo que solo sabe descifrar la persona que lo creó no es un sistema de trazabilidad: es una dependencia personal con forma de archivo.

La prueba de los registros: el simulacro

Los registros valen lo que valen en el simulacro: elige un lote al azar y reconstruye su historia completa — proveedores, producción, destinos. Si el sistema responde en horas, los registros funcionan; si hay que "reconstruir" desde facturas y correos, el sistema es formalmente válido y operativamente inútil. Este curso practicing el simulacro completo en su módulo de incidentes, con métricas de tiempo y alcance.

Y una nota de responsabilidad: los registros de trazabilidad son la defensa documental de tu empresa en un incidente. Lo que no está registrado no se puede demostrar — y en la disputa con la autoridad o con un cliente, "lo hicimos bien pero no lo apuntamos" es, jurídicamente, lo mismo que no haberlo hecho.

Cuánto tiempo, en concreto

El 178/2002 no fija un plazo único, y de ahí la confusión. El criterio general que aplican las autoridades es conservar los registros **al menos cinco años**, con dos matices razonables: para productos con fecha de duración inferior a tres meses o sin fecha, basta con seis meses desde la fabricación o entrega; y para los de vida útil larga, la vida útil más seis meses.

Cuando hay varias reglas aplicables —una guía sectorial, un pliego de cliente, un esquema de certificación— se conserva según la más exigente. Y conviene decidirlo por escrito: improvisar el plazo el día que llega una inspección nunca sale bien.

Qué tiene que contener un registro útil

Cinco campos, y ninguno es negociable: **qué** (producto y lote), **cuánto** (cantidad), **de quién o a quién** (proveedor o cliente identificado, idealmente por GLN), **cuándo** (fecha, y hora si el lote es horario) y **en qué bulto** (SSCC cuando exista).

El formato es libre: una hoja de cálculo bien mantenida cumple la ley igual que un ERP. Lo que no cumple es un archivo de albaranes en papel sin índice, porque la obligación no es guardar, es **poder consultar** y entregar la información cuando la autoridad la pida.

Esta lección pertenece al curso Trazabilidad Alimentaria.

Este módulo incluye el examen «Examen del Módulo 2: Lotes y registros».