Cómo hacer un ejercicio de trazabilidad en 4 horas

Incidentes y retiradas › Simulacro de retirada

El simulacro de trazabilidad es el ensayo general de la retirada: se elige un lote al azar — o lo elige el auditor — y el equipo reconstruye su recorrido completo: materias primas que entraron, producción que lo generó, bultos en que se expidió y clientes que lo recibieron. Se hace con sistemas reales y gente real, sin "más tarde lo rellenamos".

El guion mínimo de cuatro horas

Hora 1 — activación: se anuncia el ejercicio con el lote elegido, se bloquea el lote en el sistema (nadie debe poder expedirlo durante el ejercicio) y se genera el listado de materias y bultos. Hora 2 — alcance: identificar clientes y volúmenes por destino, con los bultos por SSCC y su estado. Hora 3 — comunicación: redactar el borrador de notificación (producto, lote, riesgo hipotético, medidas) y la lista de llamadas a clientes con guion. Hora 4 — balance: qué faltó, qué registro falló, qué hay que arreglar, quién tomó qué decisión.

Las reglas del juego que lo hacen útil

Primera: se hace de verdad — los sistemas reales, los registros reales, sin excel paralelas preparadas para la ocasión. Segunda: participa quien decidiría en un incidente real — dirección incluida; el simulacro también prueba la cadena de mando. Tercera: se cronometra — el tiempo es la métrica que la autoridad y el sentido común van a aplicar. Cuarta: todo fallo se anota como hallazgo con responsable y fecha, no como disculpa.

Qué suele fallar la primera vez

Los hallazgos típicos del primer simulacro: el lote de una materia prima no se encuentra en el sistema (entró "por el portón" sin registro), la sustitución de mitad de tanda no está registrada, los SSCC de expedición no se casan con los lotes, la lista de contactos de clientes está desactualizada, y nadie sabe quién redacta la notificación. Ninguno de estos fallos cuesta nada en un ejercicio — y todos, muchísimo en un incidente real.

La frecuencia recomendada

Al menos una vez al año, y siempre tras cambios relevantes: nuevo ERP, nueva línea, nuevo responsable de calidad. Las guías de las autoridades y los estándares privados (BRC, IFS) lo piden expresamente — y en una auditoría, el informe del último simulacro es la demostración más convincente de madurez que puedes poner sobre la mesa.

Preparar sin avisar

El simulacro solo mide algo si se hace en condiciones reales. Eso significa elegir un lote **al azar** de una fecha pasada, no uno cómodo; hacerlo en horario normal con el personal que esté; y no avisar con antelación al equipo que tiene que responder. Un simulacro anunciado mide la capacidad de preparar una carpeta, no la de responder.

Conviene designar de antemano dos papeles: quien cronometra y observa sin ayudar, y quien coordina la respuesta. Y dejar por escrito el escenario: «se ha detectado presencia de un alérgeno no declarado en el lote X».

El guion de las cuatro horas

Primera hora: identificar el lote, su fecha y turno de fabricación, y las cantidades producidas. Segunda: la trazabilidad hacia atrás — qué lotes de ingrediente entraron, de qué proveedores, y si esos mismos lotes fueron a otros productos. Tercera: hacia delante — qué clientes recibieron qué cantidades y en qué bultos, con nombres, fechas y SSCC. Cuarta: cuadrar el balance de masas y redactar la comunicación.

El **balance de masas** es la prueba que más simulacros suspende: lo producido tiene que cuadrar con lo expedido más lo que queda en stock más las mermas. Si no cuadra, hay producto sin localizar y la retirada está incompleta aunque el resto haya ido rápido.

Esta lección pertenece al curso Trazabilidad Alimentaria.

Este módulo incluye el examen «Examen del Módulo 3: Incidentes».