Duplicados y errores: cómo se arreglan

Gobierno de los identificadores › Asignar y mantener GTIN

Los errores de identificación se detectan en tres momentos: al cargar la ficha (los validadores del GDSN y las reglas de tu propio registro los avisan), al homologar el producto el cliente (sus comprobaciones de alta), y — el peor escenario — cuando el producto ya está en el canal y dos artículos comparten GTIN o un GTIN no corresponde a su ficha.

El caso grave: GTIN compartido por dos productos

La norma es directa y no admite negociación: se retira el GTIN de uno de los dos productos y se le asigna uno nuevo, avisando a los clientes afectados y gestionando la transición (existencias en canal, fichas online, etiquetas en almacén). No se "repara" un GTIN compartido eligiendo a cuál de los dos "se queda": la unicidad es la propiedad que da valor a todo el sistema, y la restauración es inmediata aunque duela.

El coste de la corrección es la lección que queda: reimpresión de etiquetas, actualización de fichas, y la explicación al comprador de por qué su sistema mezcló ventas de dos productos durante semanas. Por eso el registro central de GTIN con un único responsable de alta es más barato que cualquier corrección.

Los casos frecuentes y su arreglo

Error de datos (peso, descripción, categoría): se corrige la ficha y se resincroniza vía GDSN — sin tocar el GTIN. Error de impresión del símbolo (dígito de control mal calculado, barras ilegibles): se corrige la plantilla de impresión y, si el producto está ya en el canal, se decide con el cliente si se reetiqueta o se rechaza la partida. GTIN asignado dos veces internamente pero solo uno llegó al mercado: se retira el duplicado de circulación y queda documentado.

La auditoría que evita el desastre

Una vez al año, cruce simple: cada GTIN de tu registro contra su ficha, y cada símbolo impreso contra su GTIN. Con catálogos pequeños es una tarde; con catálogos grandes, una consulta SQL o la función de auditoría de tu portal de datos. Los errores encontrados en auditoría son correcciones; los encontrados por el cliente, incidentes.

Cómo se detecta un duplicado

Casi nunca lo detecta quien lo comete. Aparece cuando un distribuidor intenta dar de alta el producto y su sistema responde que el GTIN ya existe asociado a otro artículo, o cuando el inventario de una referencia se comporta de forma imposible —ventas de un artículo que no se ha fabricado—. Para entonces suele haber producto en la calle.

El primer paso es siempre el mismo: **no reimprimir nada todavía**. Hay que determinar el alcance —qué referencias, qué lotes, qué clientes— antes de decidir, porque la solución depende de si el producto está en fábrica, en tránsito o en el lineal.

Las tres salidas posibles

Si el producto aún no ha salido, se asigna un GTIN nuevo y se reetiqueta: es lo más barato con diferencia. Si está en tránsito o en el almacén del cliente, se acuerda con él un reetiquetado en destino, que cuesta pero es viable. Si ya está en el lineal, la única salida honesta es agotar existencias con el código erróneo y lanzar el producto nuevo con el GTIN correcto, documentando el solapamiento.

Lo que nunca funciona es «cambiar el significado» del GTIN en el catálogo y dejar el producto antiguo circulando: eso convierte un error puntual en un error permanente en todos los históricos.

Esta lección pertenece al curso GS1 y Etiquetado Normativo.

Este módulo incluye el examen «Examen del Módulo 2: Gobierno y AI».